Hablar de un despacho de abogados digitalizado no es muy diferente de pensar en una casa domotizada. Aunque lo más relevante es que esa digitalización sirva y encaje en la filosofía e identidad del despacho legal.
Se trata de que la digitalización aporte valor y se acomode a lo que el despacho de abogados es y a lo que hace, de esta forma la tecnología lo dota de eficiencia y agilidad.
Por tanto lo primero es definir y determinar qué despacho de abogados somos y qué despacho legal queremos ser,
Analizaremos las nuestras áreas de mejora, investigaremos y testearemos lo que el mercado ofrece; localizaremos, adaptaremos, integraremos y desarrollaremos herramientas digitales que nos mejoren.
Decir no a la digitalización también es importante, no vale todo y es preciso discriminar la tecnología que más nos interesa ayudándonos a optimizar procesos y a mejorar nuestra ventaja competitiva.
Hechas estas reflexiones previas el camino para lograr un despacho de abogados digitalizado debemos pensar cada uno de sus momentos, procedimientos, tareas y departamentos.
¿Cómo conseguir un despacho de abogados digitalizado?
Para conseguir un despacho de abogados digitalizado debemos secuenciar y diseñar el cuadro de mandos y fasificar funcional y materialmente el despacho: qué hace cada uno, quién hace cada cosa, dónde se hace, cómo se hace… son las cuestiones a abordar.
Y en este sentido, actuaremos en líneas muy concretas:
- Hacer el seguimiento del “on boarding” del cliente y su recorrido dentro de los servicios y atenciones del despacho;
- Hacer seguimiento de las tareas dentro de cada fase y de cada departamento para detectar oportunidades de digitalización y automatización.
- Concretar los grupos de interés, los terceros y los equipos y la forma de interaccionar con ellos en los procesos y procedimientos.
Yendo a lo concreto desde las perspectivas apuntadas en un despacho de abogados digitalizado el cliente debe tener fórmulas de contacto y reserva de citas on line y procedimientos seguros de celebración en remoto de las mismas; sistemas de notificación automatizada de cualquier novedad; acceso digital a sus asuntos; descarga de documentos… Algo similar en cuanto a los procuradores y otros terceros colaboradores implicados en los procesos, por ejemplo.
Dentro del despacho de abogados digitalizado debemos partir de un entorno digital común, donde se vayan integrando y adaptando todas las aplicaciones y herramientas y desde el que el profesional opera en todas las direcciones internas y externas.
La esfera interna también tiene un inmenso margen para la digitalización: la interacción entre profesionales, la agenda, la organización de tareas, alertas y avisos, clasificación de tareas, lectura automática de correos y notificaciones, discriminación de información, reparto de roles y tareas específicas, descarga de formularios e información técnica en función del asunto, avisos de seguimiento, convocatoria de reuniones…
En un despacho digitalizado el factor humano resulta diferencial y cualificado y marca ese punto de distinción por lo emocional y el conocimiento especializado y la esfera de comunicación personal que exige el vínculo con algunos clientes y casos.
Si puedes pensarlo la tecnología puede hacerlo.
Los despachos legales deben tener su rincón de pensar en digital para discernir qué les ayudaría a ser más ágiles, a optimizar sus procesos y maximizar rentabilidades.
Cabe especializar nuevos desarrollos y adaptar e integrar herramientas de otros sectores, y considero que dos grandes vías de exploración son los cuadros de mando con inteligencia artificial que permitan seguimiento de procesos fasificados y con detalle concreto de tareas, avisos, tiempos, roles, presupuestos… Y otro camino a explorar y explotar es el aprovechamiento del trabajo oral de los abogados en los despachos: grabación y transcripción automática de reuniones, levantamiento de actas, resolución verbal de consultas… esto es, enlazar voz y escritura casi en tiempo real.
Un despacho legal digitalizado no es un despacho robotizado sino un despacho de abogados donde lo humano aporta verdadero valor de forma selectiva y donde la tecnología le permite eficientar su trabajo, hacerlo más ágil y accesible, y al automatizar tareas accesorias y repetitivas el talento profesional se enfoca en lo diferencial.
Un mundo digital exige también un funcionamiento digital de los servicios jurídicos. Acercar el derechod de abogados pasa por digitalizarlo.
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